När man i brandskyddssammanhang talar om dokumentation och skriftlig redogörelse är det viktigt att vara medveten om skillnaden mellan dessa två. I båda fallen är dock fastighets-ägaren och verksamhetsutövaren ansvariga för sina respektive delar.

Dokumentation, enl Svenska Akademins Ordlista "sammanställning och tillhandahållning av information", innebär att man dokumenterar det brandskyddsarbete som löpande bedrivs.

Det finns flera orsaker till varför detta ska göras men främst är det för att få en systematik och kontroll över vad som görs likväl över vad som inte görs. Det är också viktigt att ha en bra dokumentation inför de tillsyner som utförs av Räddningstjänsten och/eller Arbetsmiljöverket.

Skulle ett tillbud inträffa vill utredande myndighet definitivt ta del av dokumentationen för att kunna bedöma hur brandskyddsarbetet har utförts. Eftersom "bevisbördan" ligger på fastighetsägaren/ verksamhetsutövaren är respektive part ansvarig för sin del av detta arbete.

Förutom myndigheternas krav har också försäkringsbolagen i sina villkor inskrivit att man ska bedriva och dokumentera sitt brandskyddsarbete. Följande text är hämtad från ett av de större bolagens villkor:

"Statens räddningsverks allmänna råd och kommentarer om systematiskt brandskydds-arbete ska införas, bedrivas och kontrolleras.
 

Bolaget förbehåller sig också rätten att under löpande avtalsperiod förändra försäkringens omfattning om det vid sådan kontroll framkommer att systematiskt brandskyddsarbete inte utförts till fullo enligt Statens räddningsverks allmänna råd och kommentarer.
 

Har säkerhetsföreskrift inte följts sätts ersättningen ned i enlighet med....."

Information om frågor som avser säkerhetsarbetet ska kontinuerligt spridas inom organisa-tionen i syfte att upprätthålla beredskap och medvetenhet hos personalen. För att informera nyanställda och vikarier är det lämpligt att ha fastställda rutiner som med fördel implementeras i den övriga "ny-på-jobbet" introduktionen. Det kan lämpligtvis göras av säkerhetsansvarig eller ansvarig chef.